• Andrew Wong

5個自動化的方法幫助你的學習中心更有生產力

效率和靈敏度是成功運營任何業務(包括學習中心)在當今全球和競爭激烈的市場中不可或缺的要素。 為了提高學習中心的生產率及其提供的產品或服務的質量,必須採用最佳實踐來提高生產率。


流程自動化為學習中心提高生產力並且提供了明顯的優勢。 他們可以通過在管理功能中採用自動化來提高生產力和服務質量,從中受益匪淺。


自動化是通過使用最新技術來監測和控制過程,從而減少了體力勞動以降低成本和提高生產率的需求。 為了使您的教育學習中心的流程自動化,第一步是確定需求。


為了幫助確定這一點,提出以下問題可以使過程更輕鬆:


發生了哪些重複性任務?

一些重複性的手動任務可能會佔用大量時間並增加成本。


是甚麼導致一些常犯人為錯誤?

許多人手操作的事情會導致不必要但可避免的錯誤


電子郵件如何處理?

電子郵件是學習中心用於管理行政的重要交流工具。 但是它們也容易效率低下並導致你浪費時間。 確定電子郵件處理的需求可能會有所幫助。


節省花在重覆性工作的時間

一些重複性任務是可以預見的,並且通常在工作週內發生。 學習中心重複性管理任務的示例包括支付財務賬單,安排課堂時間和會議等。此類任務在工作週內可能會佔用寶貴的時間和人力資源,因此自動化可以使過程更準確,更合理。 耗時少。 一些例子是:

賬單支付:教育中心可能產生多種賬單,包括但不限於水電費,例如電費,外包維護和清潔公司,文具供應等。 這取決於您是選擇預定義付款信息還是同意通過信用卡或在線付款或自動付款。

安排行程:您可以使用在線日曆安排定期行程,會議或上課時間,這樣您就不必每天或每週手動輸入提醒。 這對教師和管理人員都有利。

備份記錄:自動化可以使您自動備份重要記錄,例如學生檔案記錄,新輸入的資料等。 這樣可以確保您的數據安全,還可以避免為定期備份數據預留時間。

透過空閒時間改善及創新

創新和創造力在當今競爭激烈的市場中對於企業生存和表現良好至關重要。 需要時間以進行創新並找出更好地工作的新方法。 如果將較少的時間花在低價值的瑣事上,而將時間花在提高生產力上,那麼學習中心將受益匪淺。

儘管自動化本身不會使員工更有創造力或創新能力,但它將提供必要的時間來思考對中心更好的方法。 可以設計和實施新的課程計劃,可以使用新技術,並且可以進行實驗來改善學習中心。


加速處理電郵過程

學習中心內部和外部的大量通信都是通過電子郵件進行的。 不斷湧入的電子郵件可能難以篩選,甚至難以回覆。 而回覆所花費的時間可以在其他地方得到更好的利用。 自動化可以幫助您更好地管理電子郵件系統。 它可以這樣做的一些方法是:

自動回覆:此功能可讓您根據所需模板自動回覆收到的電子郵件。 如果您不在辦公時間,則可以使用此功能自動回復一封電子郵件,通知您何時可以回覆或何時返回辦公室。

自動排列文件夾:您可以選擇在哪個文件夾中需要哪種類型的郵件。 您可以根據內容或發件人定義規範,這些規範將安排收到的電子郵件,因此您不必手動進行操作。

自動刪除:接收某些電子郵件可能會分散注意力或感到壓力很大。 而且有些廣告電郵是您可能不希望看到的因為會耗時或分心。 自動標記某類型電子郵件以將其刪除可以節省大量的時間。


減少人為錯誤的機會

需要手動並定期執行的事情容易出錯。 手動數據輸入對於學習中心來說非常普遍,但由於疲倦或粗心,通常會發生例如輸入錯誤的問題.。

這些錯誤除了麻煩以及需要再修改外,還可能導致嚴重的問題。 自動化一些常規手動輸入項目可以幫助解決此問題。 錯誤越少,總體生產率和效率就越高。

改善員工的動力

教育學習中心的工作可能很艱鉅,並需要承擔很多責任。 無論是擔任管理職務還是其他職務,流程自動化以減少無意義的工序,都可以使他們更專心參與屬於自己範疇的工作。

充足的時間將使他們可以專注於重要目標,並為他們提供解決複雜任務的機會。 這將改善整體員工的動力。

總結

上面提到的好處是學習中心可以從中受益的許多自動化優點中的一些。 EngagePlus是用於學習中心流程自動化的最佳可用工具之一。 它使用戶可以更好組織日曆,計劃課程並進行自動付款等許多其他功能。 這些過程可以幫助學習中心提高質量,降低成本並節省時間以提高工作效率。




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