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沿用傳統與使用科技的效率比拚?


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在過往很多次的會議過程中,我們被客人問到的其中一個熱門問題是----「是不是用了系統以後就會比手寫和試算表出發票收據更快甚至全自動」,而我們一貫的回覆也是 ------「純粹比拚速度而言是更慢」。


就一般而言速度越快,效率更快,但依我們所見聞的其實並不一定,以下是兩個真實的案例供參巧。


案例一 :

A中心的行政同事非常熟悉使用手寫和試算表(Excel),於每月底的時侯都能夠用最短時間內完成發票及收據。由於使用的是手寫及試算表,沒有統一的格式,資料輸入方法純粹依照這位行政同事的個人風格。即使當中發生了問題,只需要於紙上劃掉或直接在試算表中的欄位進行刪減即可。


案例二:

B中心的行政同事使用系統,於每月底要按幾個不同的按鈕才能完成所有的發票及收據。由於使用的是針對教育行業的管理系統,所有一切會有統一格式,不存在個別同事的風格。如果真的發生了問題,需要於系統裡銷單(VOID)並且重新出單給該客戶,亦不能透過劃掉或刪減方式輕鬆修改。


看完了兩個案例的你,如果明白系統的價值,你會聯想到系統所帶給你的穩定。如果你看完之後還是覺得手寫和試算表於表現上更略勝一籌,以下幾個重點可供思考。



1: 如果有一天熟悉手寫和試算表的同事離職了,你要確保的是自己能看得明白整個試算表內的資料。如果你是會招聘新的行政同事,你也要確保這位新同事能夠沿用相同的方式。

2: 每個月都有會不同學生進行調動,如果行政同事沒有及時更新試算表或任何手寫文檔,將會有資料不同步並且難以尋找相關紀錄。


3: 如果你想進行資料分析恐怕有所困難,因為格式的不統一及手寫文檔。



的確如果我們純粹討論出發票/收據的速度,系統或許比手寫還要慢。 但如果從一個營商的角色去比較,你便會明白使用系統是更有效率。


由安排課堂到確認付款,中間所涉及的關連很多。 如果你是想營運一間能夠邁向自動化的中心,你需要的是統一性及持續收集數據進行分析,所以系統便是你營運教育中心時的一項必須工具。


有興趣想知更多? 跟我們EngagePlus的專業顧問約個時間,互相交流一下!!


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